INSTRUCTIVO PASO A PASO

¿Qué hacer si te quedas encargado y no hay administrador en tienda?

Esta guía es para ti si un día te toca quedarte a cargo de la tienda y el administrador no está. No te preocupes: solo sigue los pasos en orden, uno por uno. No necesitas experiencia previa, solo ir marcando cada punto a medida que lo completas.

Importante: no basta con revisar los cuadros del Drive de tu tienda: en cada paso DEBES diligenciarlos (llenar las celdas correspondientes) el mismo día. Un cuadro sin diligenciar cuenta como novedad.

PASO 1  ·  Checklist de apertura

¿Qué es? Es la lista que confirma que la tienda está lista para abrir al público.

¿Cómo lo hago?

• Verifica que todo el personal esté presente, uniformado y bien presentado.

• Revisa que el piso, vidrios, muebles y productos estén limpios.

• Confirma que la tienda esté surtida y organizada (sin espacios vacíos).

• Prueba que la caja, el datáfono, el computador, el internet y la iluminación funcionen.

• Cuenta el dinero base de la caja mayor y la caja menor.

• Anota la hora de apertura.

• Escribe si hay alguna novedad.

• Revisa las tareas y la meta de venta del día.

• Diligencia TODO lo anterior en el cuadro de tu tienda, en la pestaña "Checklist Apertura/Cierre" (columnas de Apertura).

PASO 2  ·  Revisar los correos

¿Qué es? Es abrir el correo de la tienda corporativo para ver si hay algo pendiente o urgente. (NO ES EL GMAIL)

¿Cómo lo hago?

• Entra al correo de la tienda y lee los mensajes nuevos.

• Si algo requiere respuesta, redáctalo de forma clara, corta y con un solo tema por correo.

• Usa el formato de asunto: [Punto/Área] – [Tema] – [Acción o Fecha].

• Revisa cuidadosamente antes de enviar: destinatarios, ortografía y archivos adjuntos.

📄 Documento: Manual Corporativo de Redacción de Correos

PASO 3  ·  Arqueo de caja

¿Qué es? Es contar el dinero en efectivo que hay en la caja y compararlo con lo que dice el sistema.

¿Cómo lo hago?

• Cuenta físicamente todo el efectivo que hay en caja.

• Compara ese valor con lo que muestra el sistema (WO).

• Si hay una diferencia, anótala junto con la posible causa.

• Diligencia el resultado en el cuadro de tu tienda, pestaña "Cierre de Caja": efectivo inicio, reembolsos, consignación y efectivo final.

📄 Pestaña: "CIERRE DE CAJA" en la hoja de tu tienda (ver tabla al final de este documento).

PASO 4  ·  Arqueo de medios de pago

¿Qué es? Es revisar y sumar todo lo que se vendió por cada forma de pago: efectivo, datáfono, Mercado Pago y transferencias.

¿Cómo lo hago?

• Diligencia el conteo de efectivo del día.

• Suma el "gran total" que muestra el cierre del datáfono.

• Pega el link de los pagos hechos por Mercado Pago.

• Registra las transferencias recibidas.

• Sube la foto (imagen) del soporte de cierre a la carpeta de tu tienda, en el mes y día correspondiente, y pega el link en el cuadro.

• Si algo no cuadra, escribe un correo de novedad a comercial, tesorería y contabilidad.

• Diligencia todo esto en el cuadro de tu tienda, pestaña "Arqueo Medio de Pago", el mismo día del cierre.

📄 Documento: Arqueo métodos de pago (manual)

📄 Documento: Carpeta: Seguimiento cierre de caja

PASO 5  ·  Al final del día: revisar las facturas para la DIAN

¿Qué es? Es asegurarte de que las facturas y soportes del día estén completos y listos. Enviados por el sistema a la DIAN

¿Cómo lo hago?

• Revisa que las facturas de venta estén completas y en orden (sin saltos de consecutivo).

• Reúne también: recibos de caja, cierres de datáfono, cierres de caja y consignaciones.

• Si falta algún documento, anótalo para reportarlo.

• Este envío se hace de forma quincenal: el día 16 (documentos del 1 al 15) y el día 1 (documentos del 16 al 30/31).

• Envía el correo a analista contable y tesorería, con copia a las demás áreas indicadas en el manual.

📄 Documento: Manual AZ archivo de facturación tiendas

📄 Documento: Video: cómo archivar la AZ de facturación

PASO 6  ·  Checklist de cierre

¿Qué es? Es la lista final antes de cerrar la tienda y salir.

¿Cómo lo hago?

• Cuenta la caja mayor y la caja menor.

• Anota la hora de cierre.

• Escribe comentarios o novedades del día.

• Anota las tareas pendientes para el siguiente turno.

• Verifica que el aseo de cierre esté hecho.

• Registra la venta del día.

• Revisa las maletas del personal antes de que se vayan (sin tocar objetos personales).

• Activa la alarma (si tu tienda la tiene) y asegura las puertas.

• Diligencia TODO lo anterior en el cuadro de tu tienda, en la pestaña "Checklist Apertura/Cierre" (columnas de Cierre), antes de salir.

Tip: Si tienes cualquier duda durante el día, escribe a tu coordinador o líder comercial. Es mejor preguntar a tiempo que dejar una novedad sin resolver.

Enlace directo por tienda (arqueo y checklist)

Cada tienda tiene su propia hoja con las pestañas de Checklist Apertura/Cierre, Cierre de Caja y Arqueo Medio de Pago. Busca tu tienda en la siguiente tabla: