Con el propósito de garantizar una adecuada gestión de las ausencias y el cumplimiento de la normatividad laboral, todos los colaboradores deberán seguir los procedimientos establecidos para la solicitud de permisos y el reporte de incapacidades. A continuación, encontrarás los tipos de permisos e incapacidades, así como el proceso para su trámite.
Permisos Laborales
Los permisos laborales son autorizaciones otorgadas por la empresa para que un colaborador pueda ausentarse de su jornada de trabajo por un tiempo determinado. Toda solicitud deberá contar con la aprobación del jefe inmediato y cumplir el procedimiento establecido por Recursos Humanos.
Tipos de permisos
Permiso Remunerado
Es la autorización para ausentarse del trabajo sin afectar el salario del colaborador. Aplica en los casos previstos por la legislación colombiana o autorizados por la empresa, entre ellos:
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Licencia por luto.
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Ejercicio del derecho al voto.
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Jurado de votación.
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Comparecencias judiciales o administrativas obligatorias.
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Calamidad doméstica debidamente soportada.
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Otros permisos autorizados por la empresa.
Permiso Compensado
Permite al colaborador ausentarse de su jornada laboral compensando posteriormente el tiempo no laborado, de acuerdo con la programación acordada con el jefe inmediato.
Aplica, por ejemplo, para:
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Diligencias personales.
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Citas médicas particulares.
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Trámites bancarios o notariales.
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Asuntos familiares.
Permiso Descontable
Corresponde a una ausencia autorizada cuyo tiempo no será compensado y será descontado del salario del colaborador, de acuerdo con la legislación laboral y las políticas internas de la empresa.
Generalmente aplica cuando la ausencia obedece a asuntos personales y no existe una causa legal o interna que otorgue remuneración.
Procedimiento para Solicitar un Permiso
Para solicitar cualquier tipo de permiso, el colaborador deberá seguir el siguiente procedimiento:
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Enviar un correo electrónico al jefe inmediato y al jefe del área, con copia al área de Recursos Humanos (consulta el directorio corporativo para identificar el correo correspondiente).
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En el correo deberá indicar el motivo del permiso, la fecha, el horario y, cuando aplique, adjuntar los soportes correspondientes.
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El jefe inmediato o el jefe del área responderá el mismo correo indicando si el permiso ha sido aprobado o no aprobado.
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Una vez aprobado, el colaborador deberá acercarse al área de Recursos Humanos para reclamar el Formato de Solicitud de Permiso.
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El formato deberá diligenciarse completamente y contar con la firma del colaborador y la aprobación del jefe inmediato.
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Finalmente, el formato deberá entregarse nuevamente al área de Recursos Humanos para su registro y archivo.
Importante: Ningún permiso se considerará autorizado sin la aprobación por correo electrónico y no quedará formalizado hasta que el formato físico haya sido diligenciado, firmado y entregado a Recursos Humanos.
Licencias Laborales
La legislación colombiana reconoce, entre otras, las siguientes licencias:
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Licencia de maternidad.
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Licencia de paternidad.
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Licencia por adopción.
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Licencia por luto.
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Licencias derivadas de calamidad doméstica cuando aplique.
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Otras licencias establecidas por la legislación vigente.
Incapacidades
La incapacidad médica es el documento expedido por un profesional de la salud que certifica que el colaborador no puede desempeñar temporalmente sus funciones por motivos médicos.
Tipos de incapacidades
Incapacidad por Enfermedad General
Corresponde a enfermedades o condiciones de salud que no tienen relación con la actividad laboral y son expedidas por la EPS o el médico tratante.
Incapacidad por Accidente de Trabajo
Aplica cuando el colaborador sufre un accidente durante la ejecución de sus funciones o con ocasión del trabajo. Estas incapacidades son gestionadas por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
Incapacidad por Enfermedad Laboral
Se presenta cuando la enfermedad es consecuencia directa de la actividad desempeñada o de la exposición a riesgos propios del trabajo. Su reconocimiento corresponde a la ARL cuando ha sido calificada como enfermedad laboral.
Incapacidad por Riesgo durante el Embarazo
Cuando el médico determina que las condiciones laborales representan un riesgo para la madre gestante o para el bebé, podrá emitir la incapacidad o las recomendaciones correspondientes conforme a la legislación vigente.
Procedimiento para Reportar una Incapacidad
Cuando recibas una incapacidad médica deberás:
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Informar inmediatamente a tu jefe inmediato.
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Enviar una copia legible de la incapacidad al área de Recursos Humanos tan pronto como sea expedida.
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Realizar la transcripción o validación ante la EPS cuando sea requerida.
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Entregar los documentos adicionales solicitados por Recursos Humanos.
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Mantener informado a tu jefe inmediato sobre cualquier prórroga o modificación de la incapacidad.
Recomendaciones Generales
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Solicita los permisos con la mayor anticipación posible.
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Conserva los soportes de permisos e incapacidades.
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Cumple los tiempos establecidos para reportar cualquier novedad.
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Consulta al área de Recursos Humanos si tienes dudas sobre el tipo de permiso o el procedimiento aplicable.
El cumplimiento de estos procedimientos garantiza una adecuada gestión administrativa, el correcto procesamiento de la nómina y el respeto por los derechos y deberes de todos los colaboradores.